การทำงานเชิงรุก Proactive ได้ผลในสถานการณ์ใดบ้าง

การทำงานเชิงรุก Proactive ได้ผลในสถานการณ์ใดบ้าง

การทำงานเชิงรุก (Proactive) คืออะไร? ทำไมต้องเชิงรุก? ทำแล้วได้อะไร? ต้องวางแผนอย่างไรบ้าง? การทำงานเชิงรุกมีผลดี-ผลเสียอย่างไร? ฯลฯ สารพัดคำถามที่เริ่มต้นมาจากคำว่า “ทำงานเชิงรุก” หรือ Proactive นั้น หมายถึงการทำงานของคนที่ชอบคิด ชอบวางแผน จัดการและเตรียมการทุกอย่าง พร้อมแก้ปัญหาและทำงานอย่างมีคุณภาพเพื่อความก้าวหน้าในอนาคต ซึ่งตรงข้ามกับคนที่ทำงานแบบ Reactive ที่เป็นคนทำงานวันต่อวัน ทำแต่สิ่งที่ได้รับมอบหมายมาเท่านั้น ไม่ค่อยคิดถึงความก้าวหน้าหรือพัฒนาตนเองเท่าใดนัก เพราะไม่ชอบความยุ่งยาก ไม่อยากจัดการวางแผนใด ๆ ล่วงหน้า ถ้าใช้ภาษาบ้าน ๆ ก็เรียกว่า เช้าชามเย็นชาม ซึ่งอย่างหลังคงไม่ค่อยมีความก้าวหน้าทางหน้าที่การงานเท่าไหร่

ก่อนที่จะเริ่มทำงานเชิงรุกที่เน้นการพุ่งสู่จุดหมายนั้น อย่าลืมเตรียมตัวให้ดี เพราะถ้าทำโดยไม่ได้ตระเตรียมการอะไรไว้ จะกลายเป็นพลาดออกตัวฟรี ต้องมานั่งเครียดแก้ปัญหาในอนาคตอีก ไม่คุ้มกัน ยิ่งเป็นน้อง ๆ ที่เพิ่งเรียนจบ เพิ่งเริ่มต้นชีวิตการทำงานแล้ว ยิ่งต้องศึกษาและเตรียมตัวให้ดีเสียก่อน เพราะการทำงานเชิงรุกนั้น เหมาะกับคนที่ทำงานชนิดที่เรียกว่า รอบคอบ ช่างสังเกต มองรอบด้าน และไม่กลัวปัญหา ซึ่งการทำงานเชิงรุกนั้น จะได้ผลดีสูงสุดก็ต่อเมื่อ

1. วางแผนรองรับไว้อย่างละเอียดรอบคอบ

การทำงานเชิงรุกนั้น จำเป็นต้องมีรากฐานที่มั่นคงแข็งแรง ต้องวางแผนอย่างละเอียดถี่ถ้วน และเตรียมตัวแก้ปัญหาต่าง ๆ เนื่องจากการทำงานที่เน้นการจู่โจม พุ่งไปข้างหน้านั้น หากไม่เตรียมแผนการที่รัดกุม โอกาสพลาดพลั้งก็มีมาก ไม่ว่างานนั้นจะเป็นชิ้นเล็กหรือใหญ่แค่ไหน การวางแผนไว้อย่างรัดกุม นอกจากจะช่วยให้งานรุ่งแล้ว ยังช่วยลดเวลาในการทำงานได้ด้วย

2. มีประสบการณ์มาก่อน

สำหรับคนที่ทำงานเชิงรุก การมีประสบการณ์ทั้งทางตรงและทางอ้อมนั้นสำคัญมาก หากไม่เคยเห็นแนวทางการวางแผน ปัญหาและการแก้ปัญหามาก่อน การแก้ปัญหาที่เพิ่งเคยเจอครั้งแรก ย่อมยากกว่าปัญหาที่เคยผ่านมาก่อน รวมทั้งการศึกษา Case study ดี ๆ ก็นับเป็นอีกทางลัดในการเก็บเกี่ยวประสบการณ์การทำงานได้อีกด้วย

3. สามารถมองเห็นปัญหาและคว้าโอกาสได้ทันท่วงที

ความช่างสังเกตและมองการณ์ไกล รวมทั้งการมองแบบ Overview ก็เป็นอีกประการหนึ่งที่คนทำงานเชิงรุกควรจะมีเพื่อสร้างสรรค์งานให้สำเร็จ เมื่อเห็นภาพรวมของงานแล้ว การวางแผนและจัดการปัญหาต่าง ๆ ก็จะง่ายขึ้น เพราะรู้ว่าควรจะให้ความสำคัญกับงานส่วนไหนก่อนส่วนไหนหลัง ถ้าทักษะตรงนี้พัฒนาขึ้น นอกจากจะมองเห็นปัญหาในอนาคตแล้ว ยังอาจมองเห็นโอกาสที่ดี แล้วไม่พลาดที่จะคว้าโอกาสนั้น

4. เป็นนักแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

ไม่มีงานใดที่จะไม่ประสบปัญหา แม้งานนั้นจะวางแผนอย่างรัดกุมเพียงใดก็ตาม ปัญหาเฉพาะหน้ามักจะเกิดขึ้นอย่างคาดไม่ถึง เช่น การทำงานพิมพ์หนังสือที่มีการวางไทม์ไลน์ วางแผน จัดการขั้นตอนทุกอย่างที่รัดกุมแล้ว แต่เกิดปัญหาที่โรงพิมพ์ ซึ่งเป็นปัญหาเฉพาะหน้าที่เหนือการคาดเดา สิ่งที่ผู้ทำงานต้องทำก็คือ การใช้ประสบการณ์มาแก้ปัญหา ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนโรงพิมพ์ ขยับวันส่งงาน ฯลฯ ซึ่งผู้ทำงานต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้านี้ในช่วงเวลาสั้น ๆ และต้องอาศัยความกล้าตัดสินใจมากทีเดียว

5. ลุยแก้ปัญหาที่ต้นตอ

เมื่อสามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแล้ว การมองลึกลงมาถึงต้นตอของปัญหา แล้วจัดการไว้ก่อนอย่างรัดกุมยิ่งขึ้น (ซึ่งส่วนมากจะเรียนรู้แล้วได้ใช้ในปัญหาครั้งหน้า) ถ้าไม่ตัดไฟเสียแต่ต้นลม ต้นตอปัญหาที่ดูเหมือนเล็ก ก็อาจเติบโตขึ้น สร้างผลกระทบหรือกลายเป็นปัญหาเฉพาะหน้าในอนาคตได้ ยกตัวอย่างเช่น ปัญหาเฉพาะหน้าข้อที่แล้ว หากมองลึกลงไปถึงต้นตอ อาจมีสาเหตุมาจากการค้นคว้าข้อมูลไม่เพียงพอ และไม่ได้เตรียมแผนสำรอง เช่น การที่โรงพิมพ์มีปัญหาไม่สามารถจัดพิมพ์หนังสือให้ได้ ก็อาจมีต้นเหตุมาจากการไม่ได้สืบให้ดีว่าโรงพิมพ์นี้มีความพร้อมแค่ไหน หรือการวางไทม์ไลน์ไม่ดี ไม่เผื่อเวลา จนทำให้ต้องไปเร่งงานฝั่งโรงพิมพ์ รวมทั้งการไม่วางแผนสำรอง เมื่อโรงพิมพ์ A มีปัญหา จะต้องเตรียมโรงพิมพ์ B ไว้สำรอง เป็นต้น

6. มองโลกในแง่บวก

การทำงานด้วยการมองโลกในแง่บวก นอกจากจะช่วยในเรื่องมนุษยสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานแล้ว ยังเป็นอีกพื้นฐานหนึ่งที่ช่วยให้เราเรียบเรียงความคิดในมุมมองที่กว้างขึ้น มองภาพรวมของงานและปัญหาได้กว้าง ได้ถี่ถ้วนขึ้น การมองโลกในแง่บวกยังทำให้เราใจเย็นลง ใจกว้างขึ้น ไม่ตื่นตระหนกกับปัญหาเฉพาะหน้า และปัญหาใหญ่หลวงต่าง ๆ ดั่งสุภาษิตที่ว่า “ช้า ๆ ได้พร้าเล่มงาม” คือ ช้าอย่างรอบคอบและทำงานให้ Sharp เครื่องร้อนเพื่อลุยงานตลอดเวลา

การทำงานเชิงรุก Proactive นั้น มีผลดีต่อการทำงานและพัฒนาตัวเองอย่างมาก ความมุ่งมั่นและรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญต่อการทำงานให้บรรลุผลสำเร็จ แต่ก็อย่าลืมปล่อยตัวเองพุ่งไปข้างหน้า โดยไม่หันกลับมามองตัวเองหรือทีม เพราะการทำงานอย่างหนักโดยไม่คิดถึงเรื่องสุขภาพ ก็ทำให้เกิดผลเสียในระยะยาวได้ จะมัวหาเงินมาซื้อสุขภาพก็คงไม่คุ้มกัน และการทำงานเป็นทีมก็ยังเป็นสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้งานขององค์กรประสบความสำเร็จ เพราะทีมจะช่วยเติมเต็มแผนงาน และยังช่วยคิดแก้ปัญหาต่าง ๆ ด้วยกันอีกด้วย (คลิกที่นี่เพื่ออ่านบทความดี ๆ พร้อมเคล็ดลับในการทำงาน)