ถึงเวลาเปลี่ยนการจัดซื้อไปสู่ระบบดิจิตอล
ถึงเวลาเปลี่ยนการจัดซื้อไปสู่ระบบดิจิตอล
สำหรับผู้นำธุรกิจ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมามักจะได้ยิน หรือได้อ่านเรื่องเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิตอลอยู่เสมอ ซึ่งทุกวันนี้ทุกคนต่างรู้กันดีว่าหากคุณไม่สามารถรวมเทคโนโลยี และกระบวนการดิจิตอลที่เปลี่ยนไปเข้าไปในองค์กรของคุณได้ คุณอาจจะสูญเสียส่วนแบ่งการตลาดไปอย่างรวดเร็วได้ ดังนั้นเราจึงเห็นว่าช่วงเวลาของการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยไปเติมเต็มให้ระบบต่างๆ อย่างรวดเร็วตั้งแต่การบริการลูกค้าไปจนถึงการขาย การตลาด และการขนส่งสินค้าต่างถูกออกแบบขึ้นมาใหม่สำหรับยุคดิจิตอล
อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกิจที่มีการปรับปรุงระบบให้มีความทันสมัยนั้น หนึ่งในฟังก์ชั่นทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงก็คือกระบวนการจัดซื้อ แน่นอนธุรกิจยังคงลงทุนในโซลูชั่นด้านการจัดซื้ออย่างอย่างต่อเนื่อง เช่น เครื่องมือที่ทำงานบนคลาวด์ หรือระบบจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ (eProcurement) แต่การเปลี่ยนแปลงนี้เกิดขึ้นน้อยมาก สิ่งที่ขาดหายไปคือการขายส่งที่เปลี่ยนไปสู่การใช้ข้อมูล และอิงกับผลลัพธ์ที่ถูกกำหนดไว้ ซึ่งบ่งบอกถึงการเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัลที่แท้จริง ส่งผลให้ทีมงานจัดซื้อจำนวนมากเลือกใช้วิธีง่ายๆ โดยการนำเอาเทคโนโลยีดิจิตอลไปใช้ร่วมกับกระบวนการที่มีอยู่แล้ว แต่ถ้ามองลึกลงไป คุณก็จะพบว่าข้างใต้ก็ยังคงเป็นกระบวนการจัดซื้อแบบอนาล็อกแบบเก่าเหมือนเดิม
การเปลี่ยนแปลงการจัดซื้อต้องอาศัยวิธีคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ฟังก์ชั่นสามารถทำเพื่อธุรกิจได้แบบใหม่ไปโดยสิ้นเชิง หัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงนี้คือการจัดซื้อตามแบบของอะมาซอนที่มีการใช้การวิเคราะห์ข้อมูล ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และระบบติดต่อผู้ใช้ที่ชาญฉลาดเพื่อให้มีฟังก์ชั่นที่ทำงานด้วยข้อมูลเชิงลึก และใช้งานง่ายสำหรับผู้มีส่วนได้เสียเหมือนกับที่อะมาซอนมีให้แก่ลูกค้า
ในองค์กรดิจิตอลที่แท้จริง ฝ่ายจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการควบคุมและสร้างความแตกต่างทางด้านการแข่งขัน ช่วยให้เกิดความคุ้มค่าผ่านการทำงานที่ซ้ำๆ กันโดยอัตโนมัติ ให้ข้อมูลเชิงลึกที่เกิดขึ้นตามเวลาจริง ซึ่งใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้ดีขึ้น และในท้ายที่สุดคือช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน
สำหรับทีมจัดซื้อที่กำลังเริ่มต้นการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิตอล มี 5 ปัจจัยสำคัญที่ต้องนำมาใช้ ได้แก่
-
ข้อมูล – ทีมงานต้องทำให้มั่นใจว่าพวกเขาจะได้ข้อมูลของแหล่งซื้อขายทั้งสิ้นจากแหล่งข้อมูลที่กว้างขวางที่สุดเท่าที่จะเป็นได้ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร การตั้งคำถามที่ถูกต้องเกี่ยวกับข้อมูลดังกว่านี้เป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น อย่ามองแค่จะซื้ออะไรในราคาเท่าไร แต่ให้พิจารณาเหตุผลของการซื้อสินค้าดังกล่าวมาด้วย
-
เทคโนโลยี – สิ่งสำคัญคือต้องใช้เทคโนโลยีที่สามารถทำความเข้าใจกับข้อมูลและนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญในรูปแบบที่ธุรกิจสามารถนำไปใช้ได้ ซึ่งจะรวมถึงปัญญาประดิษฐ์ การประมวลผลด้วยภาษาธรรมชาติ การวิเคราะห์ และบอท
-
ประสบการณ์ของผู้ใช้ – สร้างเครื่องมือใหม่ที่ใช้งานง่ายซึ่งทำให้ทีมงานจัดซื้อและผู้ใช้บริการจัดซื้อใช้งานได้ง่าย ยิ่งใช้งานง่ายขึ้นเท่าไร ก็จะมีผู้ใช้งานมากขึ้นเท่านั้น
-
บุคลากร – สร้างทีมงานที่ทำงานได้หลากหลาย ซึ่งประกอบด้วยนักวิทยาศาสตร์ข้อมูลผู้เชี่ยวชาญด้านปัญญาประดิษฐ์ ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที และการออกแบบ การเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิตอลจำเป็นต้องอาศัยชุดทักษะใหม่ๆ และการแข่งขันที่เกิดขึ้นทำให้องค์กรต่างๆ ต้องพยายามรักษาบุคคลากรที่พวกเขาต้องการเอาไว้
-
นโยบายและขั้นตอน – ท้ายสุด สิ่งจำเป็นที่จะทำให้มั่นใจว่ากระบวนการจัดซื้อทั้งหมดจะให้ผลลัพธ์ตามที่กำหนดไว้ ให้ทบทวนนโยบาย ขั้นตอน และรูปแบบการดำเนินการจัดซื้ออย่างทั่วถึง และทำให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจความรับผิดชอบใหม่ๆ ของตนเอง
การเปลี่ยนการจัดซื้อไปสู่ระบบดิจิตอลนั้นกว่าจะเสร็จสมบูรณ์จะต้องใช้เวลาหลายปี เพราะองค์กรต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อสร้างระบบและกระบวนการที่จำเป็น การแข่งขันได้เริ่มขึ้นแล้ว หากคุณต้องการทำให้มั่นใจว่าคุณมีฟังก์ชั่นด้านการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจได้ คุณต้องลงมือทันที
