ณ ห้องประชุมเล็กของบริษัทในบ่ายวันทำงาน พนักงานจากแผนกหนึ่งกำลังปรึกษากันเรื่องวิธีการทำงาน ที่จะช่วยให้พวกเขาทุกคนสามารถทำงานสำเร็จตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่ละคนคนก็ต่างเสนอวิธีที่คิดว่าเหมาะสม แต่ก็ดูเหมือนว่ายังไม่มีวิธีไหนที่น่าสนใจมากพอ จนกระทั่งหนึ่งในนั้นได้เสนอวิธีการทำงานแบบ 1-3-5 ขึ้นมา และทุกคนก็ความเห็นตรงกันว่าน่าจะลองใช้วิธีนี้ดู ซึ่งการทำงานแบบ 1-3-5 นั้นคืออะไร และต้องทำอย่างไรบ้าง มีคำตอบมาให้ที่นี่แล้ว
แนวคิดหลัก
การจัดการงานด้วยวิธี 1-3-5 เป็นการจัดการงานในแต่ละวันโดยแบ่งงานออกเป็น 3 ก้อนใหญ่ คือ
งานใหญ่ 1 ชิ้น
งานขนาดกลาง 3 ชิ้น
และงานเล็ก ๆ น้อย ๆ อีก 5 ชิ้น
ทำให้ในวันทำงานวันหนึ่ง เราสามารถทำงานให้เสร็จได้มากถึง 9 งานต่อวัน ซึ่งเป็นค่าเฉลี่ยที่แนวคิดนี้เชื่อว่าคนคนหนึ่งจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพใน 1 วัน
ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์
วิธี 1-3-5 เป็นกรอบแนวคิดกว้าง ๆ เท่านั้น สามารถปรับแต่งได้ตามลักษณะงานหรือความเหมาะสม เช่น ถ้าวันไหนตรงกับวันที่เราต้องเข้าประชุม หรือมีธุระใด ๆ ที่เราจะไม่ได้อยู่กับโต๊ะทำงาน เราก็สามารถปรับลดจำนวนงานในแต่ละวันได้ หรือตำแหน่งงานของใครมีโอกาสที่จะมีงานแทรก งานซ้อน งานด่วนบ่อย ๆ ให้เผื่อที่ว่างจากงานขนาดกลาง 1 งาน และงานเล็ก อีก 2 งาน หรือเมื่อเกิดภาวะวิกฤติแล้ววันนั้นอาจจะมีเฉพาะงานใหญ่ 2 งานก็เป็นไปได้ และเมื่อสิ้นสุดวันทำงานแล้วเราก็ลองใช้เวลาตอนหัวโล่ง ๆ หลังจากทำงานเสร็จ หรือวางแผนไว้ก่อนนอน เลือกดูว่าในวันพรุ่งนี้ อีก 9 งานที่เราควรจะทำมีอะไรบ้าง
ไม่ใช่การหยอดหลุม แต่คือการฝึกมองภาพรวม
หลายคนอาจจะคิดว่าแค่ 9 งานเอง วัน ๆ เราทำมากกว่านั้นเยอะ หรือบางคนอาจจะคิดว่าตั้ง 9 งาน เราทำไม่ครบถึง 9 งานหรอก ประเด็นสำคัญของการนำวิธีนี้ไปปรับใช้ไม่ใช่แค่นำเอางานมาหยอดหลุมใส่ช่อง ใหญ่ กลาง เล็กแล้วทำให้เสร็จ ๆ ไปเท่านั้น แต่คือการจัดลำดับความสำคัญแล้วเลือกงานที่จะต้องทำในแต่ละวันออกมาเพียง 9 งาน ฝึกมองภาพรวมของงานทั้งอาทิตย์ให้ออก งานไหนที่เป็นงานสำคัญเป็นงานที่เราต้องรับผิดชอบตามหน้าที่และบทบาท เราจะบริหารเวลาได้อย่างไร หรืองานที่จะช่วยตอบสนองเป้าหมายระยะยาวของเราให้สำเร็จได้ ส่งเสริมเราสู้หน้าที่และตำแหน่งที่ดีขึ้น
ถ้าเรามีภาพที่ชัดเจนในหัวว่าตอนนี้เราต้องรับผิดชอบอะไร และในอนาคตเราต้องการจะไปทางไหน เราจะรู้ว่าควรจะเลือกงานไหนมาทำก่อนหรือหลัง นอกจากจะทำให้คุณไม่ต้องทำงานหนักเกินไปในวันใดวันหนึ่งแล้ว คุณสามารถปรับลำดับของสำคัญของงาน รับมือกับความเปลี่ยนแปลง และพลิกแพลงตามสถานการณ์ได้ทันทีอีกด้วย