เคล็ดลับเพื่อการสร้างองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
“ถ้ามีคำแนะนำหรือเจออะไรใหม่ ๆ แล้วคิดว่ามีประโยชน์กับงาน ก็เอามาคุยกับพี่ได้นะ”
นพพลบอกกับลูกน้องในทีมคนใหม่ที่เพิ่งมาเริ่มงานวันแรก เหมือนที่เขาบอกกับลูกน้องคนอื่น ๆ อยู่เสมอ เพราะจากประสบการณ์การทำงานกว่ายี่สิบปีที่ผ่านมาของเขา ทำให้เขาเห็นแล้วว่าหลายครั้งการเปิดรับไอเดียหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่คนทำงานรุ่นใหม่แนะนำ มันช่วยสร้างผลลัพธ์ทางบวกให้กับองค์กรได้จริง ๆ
การที่องค์กรบางแห่งเติบโตอย่างรวดเร็วภายในเวลาอันสั้น เพิ่มฐานลูกค้าได้มากมาย หรือสามารถเติบโตได้แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งก็มาจากการที่พวกเขารู้จักที่จะทำธุรกิจอย่างสร้างสรรค์และมักจะล้ำหน้ากว่าคนอื่นอยู่เสมอ จนทำให้ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า คำถามคือองค์กรเหล่านั้นทำได้อย่างไร วันนี้ JobThai.com/REACH จึงได้รวบรวม 3 เคล็ดลับเพื่อการสร้างองค์กรให้มีประสิทธิภาพมาให้ได้นำไปปรับใช้กับองค์กรตัวเองกัน
|
1. การมอบอำนาจให้พนักงาน
พนักงานที่ดีจะต้องมีความสุขกับการทำงานและการที่พวกเขาจะมีความสุขได้นั้น พวกเขาต้องรู้สึกว่าพวกเขามีอิสระและสามารถตัดสินใจได้เองในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของพวกเขาโดยตรง องค์กรจึงต้องพิจารณามอบอำนาจหน้าที่ในการทำงานให้กับพนักงาน เมื่อพวกเขามีอำนาจในขอบข่ายที่พอดีในการบริหารงาน พวกเขาก็จะมีแนวโน้มที่จะใส่ใจ เห็นใจ และเข้าใจลูกค้ามากขึ้น ตลอดจนสามารถสร้างสายสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าได้ และยังทำให้การแก้ไขปัญหานั้นเป็นไปแบบถ้อยทีถ้อยอาศัย และร่วมมือกันมากยิ่งขึ้น ทั้งในมุมพนักงานกับลูกค้า และพนักงานกับเพื่อนร่วมงาน
ทั้งนี้องค์กรสามารถพิจารณามอบอำนาจและสร้างการมีส่วนร่วมให้กับพนักงานได้ ดังนี้
- เปลี่ยนระบบการร้องเรียนปัญหาจากลูกค้าด้วยระบบการกรอกเอกสารแบบเดิม ๆ เป็นการให้บริการลูกค้าด้วยพนักงานโดยตรงให้มากขึ้น
- ให้รางวัลพิเศษแก่พนักงานที่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์
- กระตุ้นให้พนักงานสร้างสัมพันธ์ที่ดีทั้งกับลูกค้า และเพื่อนร่วมทีมคนอื่น ๆ
- พร้อมรับข้อเสนอแนะและคำวิจารณ์จากพนักงานในประเด็นการดำเนินงานและการแก้ไขปัญหา
ประโยชน์ที่องค์กรจะได้จากการมอบหมายหน้าที่ให้พนักงาน ได้แก่
- พนักงานมีระดับความรับผิดชอบต่อหน้าที่รายบุคคลที่สูงขึ้น
- พนักงานเกิดความเข้าใจในเรื่องผลกระทบของการทำงานต่อองค์กรโดยรวมมากขึ้น
- พนักงานมีความมุ่งมั่นในการวางแผนและการแก้ปัญหาเชิงรุก
สรุปแล้วการส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมกับเป้าหมายและการแก้ไขปัญหาขององค์กรมากขึ้น รวมไปถึงการให้รางวัลตอบแทนพนักงานอย่างเหมาะสม จะช่วยลดการลาออกจากองค์กรของพนักงานได้ ซึ่งอัตราการลาออกที่ลดลงนั้นสะท้อนให้เห็นว่าพนักงานนั้นมีความสามัคคีกันและองค์กรนั้นจะเติบโตได้อย่างมั่นคง
2. การสื่อสาร
ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารทั้งจากบนลงล่างหรือจากล่างขึ้นสู่บน เรามาดูกันว่ารูปแบบของการสื่อสารสำหรับการจัดการที่ดีต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้างที่จะทำให้องค์กรได้ประโยชน์
- มีระบบการแบ่งปันข้อมูลทั้งจากผู้บริหารสูงสุดไปสู่พนักงานระดับล่าง หรือระหว่างพนักงานในระดับเดียวกันอยู่ตลอดเวลาและครอบคลุมในทุกประเด็น นโยบายและกระบวนการต่าง ๆ เป้าหมายขององค์กร แผนการปฏิบัติงาน และการแก้ไขปัญหาไม่ควรถูกจำกัดอยู่เฉพาะในห้องประชุมของผู้บริหารสูงสุดขององค์กรเท่านั้น ถ้าพนักงานทุกคนในบริษัทได้เข้ามามีส่วนร่วม พวกเขาจะรู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรมากขึ้น
- มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานและแผนกบ่อยครั้ง และสม่ำเสมอ เพื่อการปรับปรุงให้องค์กรดียิ่งขึ้นไปอีก เช่น การทบทวนการตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง การวิพากษ์วิจารณ์ประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น หรือการกำหนดแผนการปฏิบัติงานที่ทุกฝ่ายเห็นพ้องต้องกัน
- มีการวิจารณ์ระบบการฝึกอบรมขององค์กร การอบรมและการพัฒนา ถือเป็นส่วนที่สำคัญต่อเป้าหมายหลักขององค์กร ในการที่จะรักษามาตรฐานของตัวเองและการแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ในโลกธุรกิจได้นั้นต้องอาศัยระบบการประเมินผลการฝึกอบรมที่มีการรับฟังคำวิจารณ์ที่ตรงไปตรงมาจากผู้ที่เข้ารับการฝึกอบรม เพื่อให้องค์กรได้รับทราบว่าการฝึกอบรมนั้นสามารถเพิ่มศักยภาพให้กับพนักงานได้อย่างแท้จริงหรือไม่ มีประโยชน์ต่อพนักงานอย่างไร และยังต้องมีการปรับปรุงการฝึกอบรมตรงไหนอีกบ้าง
- มีบรรยากาศที่เอื้ออำนวยให้พนักงานทุกคนสามารถนำเสนอปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน หรือ การแนะนำแนวทางในการเปลี่ยนแปลง หรือพัฒนาการทำงานได้ ในทางตรงกันข้ามองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพจะไม่เปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นในประเด็นดังกล่าว และนั่นทำให้พนักงานในองค์กรไม่รู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรและไม่มีความกระตือรือร้นในการทำงาน
3. การขยายขีดความสามารถในการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ความสามารถในการสร้างสรรค์ผลงานจะเกิดขึ้นได้จาก 2 ปัจจัยด้วยกัน คือทักษะและความใส่ใจในงานที่ทำของพนักงาน และทรัพยากรที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการทำงานที่องค์กรจัดหาไว้ให้กับพนักงาน องค์กรที่มีประสิทธิภาพมักจะประเมิน 2 ประเด็นนี้อย่างต่อเนื่อง
- ทรัพยากรบุคคลได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสมหรือไม่
บางแผนกในองค์กรของคุณมีคนมากเกินไปในขณะที่บางแผนกพนักงานต้องทำงานหนักเพราะคนไม่เพียงพอหรือไม่ องค์กรที่มีประสิทธิภาพจะประเมินความเหมาะสมในการจัดสรรพนักงานให้ตรงกับทักษะและความสามารถอยู่เป็นประจำ เพื่อไม่ให้เกิดกรณีใช้คนไม่ตรงกับงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวมขององค์กรลดลงกว่าที่ควรจะเป็น
- ทรัพยากรสิ่งของมีปริมาณเพียงพอและเหมาะสมที่จะส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นหรือไม่
เทคโนโลยีที่ล้าสมัยเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จะทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้ดีเท่าที่ควร องค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพจะไม่ให้ความสำคัญกับเรื่องเทคโนโลยี หรืออุปกรณ์ทันสมัยต่าง ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานของพนักงานสะดวกสบายขึ้น ตรงกันข้าม องค์กรที่มีประสิทธิภาพจะตรวจสอบและอัปเดตเทคโนโลยีให้ทันโลกอยู่เสมอ และแน่นอนว่าเมื่อไม่มีอุปสรรคใด ๆ มาขัดขวางการสร้างสรรค์ผลงานของพนักงานของคุณ พวกเขาจะทำงานได้ง่ายขึ้น นั่นทำให้ผลการปฏิบัติงานของพนักงานโดยรวมดีขึ้น และส่งผลดีต่อองค์กรของคุณโดยตรง
การประเมินความมีประสิทธิภาพขององค์กรทำได้ง่าย ๆ ด้วยการพิจารณาใน 3 ปัจจัยพื้นฐาน ดังนี้
- ลูกค้าพึงพอใจในบริการหรือผลิตภัณฑ์ขององค์กรหรือไม่
- พนักงานรู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรและมีความกระตือรือร้นในการทำงานหรือไม่
- เทคโนโลยีที่ช่วยสนับสนุนการทำงานมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่
ถ้าองค์กรของคุณมีปัจจัยครบทั้ง 3 ข้อนี้ องค์กรของคุณคือองค์กรที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง