การเป็นหัวหน้าที่ดี ไม่ใช่เรื่องง่าย ในวันที่คุณเป็นลูกน้อง คุณรับงานจากหัวหน้าและปฏิบัติตามในส่วนงานของคุณก็เพียงพอ แต่วันที่คุณก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้า งานที่คุณต้องทำเป็นหลักคือบริหารทีมงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายที่องค์กรต้องการ
1. แบ่งงานให้มีขนาดเล็ก
และสามารถทำให้เสร็จภายใน 1-2 สัปดาห์ งานที่เยอะและซับซ้อนจะมีโอกาสล้มเหลวมากกว่างานที่มีขนาดเล็กและย่อย คุณต้องรู้จักซอยและแบ่งงานให้มีขนาดพอดีที่จะทำให้ลูกน้องสามารถทำเสร็จได้คนเดียวภายใน 1-2 สัปดาห์
2. ต้องมีผู้รับผิดชอบทุกงาน
อย่าใช้คำว่า “ช่วยๆ กันทำงาน” จะกลายเป็นว่าไม่มีใครทำ เพราะรอคนชื่อ “ช่วย” มาทำ การที่ระบุชื่อผู้รับผิดชอบจะทำให้เกิดความชัดเจนในการติดตามงาน และ 1 ชื่อไม่ควรจะรับผิดชอบทุกงานเพราะจะทำไม่ได้ดีสักงาน หลังจากแบ่งงานเป็นงานย่อยๆ แล้ว ให้ระบุชื่อผู้รับผิดชอบในทุกงานย่อย และต้องมีการบันทึกให้ชัดเจนว่าใครรับผิดชอบงานไหน เมื่อมีการประชุมของทีมงานให้ติดตามงานจากชื่อที่ระบุในงานนั้น
3. กำหนดระยะเวลาการทำงานและวันเสร็จสิ้นของงาน
การไม่กำหนดระยะเวลาของแต่ละงาน ก็เหมือนล้มเหลวตั้งแต่วางแผนแล้ว เพราะไม่รู้จะติดตามงานได้เมื่อไหร่ และงานจะเสร็จเมื่อไหร่กันแน่ มีแต่ความคลุมเครือ นอกจากชื่อผู้รับผิดชอบในแต่ละงานแล้ว ทุกงานที่มอบหมายต้องกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจนว่าจะเสร็จสิ้นเมื่อไหร่ โดยหัวหน้าและพนักงานต้องตกลงกัน ไม่ใช่การสั่งการเพียงอย่างเดียว เมื่อครบกำหนดระยะเวลาให้ติดตามงานเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าตามที่กำหนด
4. ประชุมทีมงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อติดตามงานทุกสัปดาห์
การสื่อสารจะช่วยให้การบริหารทีมงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ยิ่งประชุมสม่ำเสมอเท่าไหร่ เป้าหมายก็มีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น เพราะเมื่อมีอุปสรรคและปัญหาที่เกิดขึ้น จะสามารถแก้ไขได้อย่างทันท่วงที กำหนดระยะเวลาการประชุมของทีมงานอย่างเป็นทางการ เช่นทุกวันจันทร์เช้า ทำให้เกิดการสื่อสารและติดตามผลลัพธ์ของงานได้อย่างใกล้ชิด ถ้าประชุมสม่ำเสมอระยะเวลาการประชุมจะน้อยลง
5. ใช้เครื่องมือที่ทันสมัยในการติดตามงาน
เพื่อให้ทีมงานทุกคนสามารถแชร์ความก้าวหน้าในการทำงานหรือปัญหาที่เกิดขึ้นแบบ Real Time ยิ่งรู้ปัญหาเร็วเท่าไหร่ ย่อมแก้ปัญหาได้เร็วและบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้มากขึ้นเท่านั้น
ทาง Impression Training ได้เปิดหลักสูตร “เทคนิคการมอบหมายและติดตามงาน” (Job Assignment and Follow up Technique for supervisor)
เป็นหลักสูตรที่ออกแบบตามกระบวนการ Results Based Training เพื่อให้หัวหน้างานมีความเชี่ยวชาญในการบริหารงาน บริหารทีม ด้วยการมอบหมายงานและการติดตามผลเพื่อสร้างผลลัพธ์ในการทำงานตามเป้าหมายขององค์กรได้
เพราะ “เรา” เปลี่ยนได้จริง
เข้าชมหลักสูตรได้ที่ https://www.impressionconsult.com/i/training/
Source by manawork.com