แนวคิด 12 ประการที่ควรทราบ เพื่อไม่ให้ Agile ในองค์กรของคุณล้มเหลว

น่าสังเกตว่าในระยะ 1-2 ปีหลังนี้ การนำ Agile มาใช้เริ่มเปลี่ยนเป็นแบบบนลงล่าง (Top-Down) คือ เกิดจากแรงผลักดันของผู้บริหารระดับสูงที่ต้องการได้ความคล่องตัวทางธุรกิจ (Business Agility) อาจเป็นเพราะ Agile เริ่มเป็นที่รู้จักแพร่หลายมากขึ้นในสายการบริหารด้านไอที ซึ่งนับเป็นนิมิตรหมายอันดีที่แนวคิด Agile ได้รับการสนับสนุนจากผู้กำหนดนโยบายขององค์กร แต่การนำ Agile มาใช้ในลักษณะนี้ก็มีข้อควรระวังคือ ตัวผู้บริหารเองนอกจากจะเปิดโอกาสให้พนักงานได้นำ Agile มาใช้แล้ว ยังต้องทำความเข้าใจด้วยว่าจะต้องมีส่วนร่วมอย่างไร ต้องเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน แนวคิด หรือแม้แต่กฎอะไรของบริษัทบ้าง

Agile ในองค์กรมีสูตรสำเร็จที่ตายตัวไหม?

เนื่องจาก Agile นั้นเป็นแนวคิดที่ประกอบด้วยองค์ความรู้ต่างๆ มากมายซึ่งไม่มีสูตรสำเร็จตายตัวว่าการจะนำไปใช้นั้นต้องมีขั้นตอนอย่างไร จะเอาส่วนใดไปใช้ จะทำอะไรก่อน การเริ่มนำ Agile ไปใช้ในองค์กรที่ไม่เคยนำหลักการนี้ไปใช้มาก่อน อาจจะเป็นเรื่องที่ก่อให้เกิดความสับสนในช่วงแรกได้หลายคนจึงเกิดคำถามว่า เราควรจะเริ่มนำ Agile มาใช้อย่างไร เริ่มเล็กๆ หรือใหญ่ไปเลย ปรับการทำงานด้านเทคนิคก่อนหรือปรับการทำงานเป็นรอบก่อน แอบทำโดยยังไม่เปิดเผยก่อนหรือทำสปอตไลต์ให้ทุกคนเห็นไปเลยไม่มีใครรู้ว่าวิธีใดคือวิธีเริ่มที่ดีที่สุด

ดังนั้น ขอแนะนำว่า ‘เริ่มสักวิธีแล้วค่อยปรับระหว่างทาง’ โดยลองดูผลที่ทำและปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อยๆ (Inspect and Adapt) เนื่องจากแก่นแท้ของ Agile ที่บอกว่าไม่มีวิธีการใดวิธีการหนึ่งที่สามารถแก้ปัญหาได้ในทุกบริบท สิ่งที่เราควรทำ คือ ใช้เวลาเรียนรู้เพื่อให้เกิด Feedback ที่รวดเร็ว จะได้ปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นเรื่อยๆ ในเร็ววัน

Agile แนวคิดที่ถูกนำร่องในบางบริษัท แต่ใช้กันได้ผลแค่ไหน?

หันมามองในบ้านเรา แม้ว่า Agile จะยังถูกมองเป็น ‘ทางเลือก’ ของการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ก็เป็นทางเลือกของบริษัทน้อยใหญ่ที่เล็งเห็นความสำคัญของการพัฒนาซอฟต์แวร์ ไม่ว่าจะเป็นโทรคมนาคมยักษ์ใหญ่ หรือสถาบันการเงินระดับประเทศ ก็เริ่มนำ Agile มาใช้ในองค์กรแล้ว เพียงแต่นำมาใช้มากน้อยแตกต่างกันไป และบางบริษัทอาจเพิ่งมีโครงการนำร่อง ในขณะที่บางบริษัทใช้กันมาหลายปีจนส่งผลไปถึงการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรแล้ว

เริ่มสงสัยกันแล้วใช่ไหมว่า หากจะเริ่มทำ Agile  ควรจะมีข้อปฏิบัติอะไรบ้าง บทความนี้ขอนำเสนอหลัก 12 ข้อที่จะช่วยเพิ่มโอกาสให้องค์กรไปสู่ความสำเร็จจากการนำ Agile ไปใช้ โดยสรุปให้เข้าใจง่ายจากบทความ ‘12 Agile Adoption Failure Modes’ ซึ่งเขียนไว้โดย Jean Tabaka มาดูกันว่า เราจะนำ Agile มาใช้ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร

ทำตาม 12 ข้อนี้ ‘Agile ในองค์กร’ ไม่มีล้มเหลว

นอกจากจะให้ไฟเขียวในการนำ Agile มาใช้แล้ว ผู้บริหารระดับสูงจำเป็นจะต้องทำความเข้าใจว่า ต้องให้การสนับสนุนทีมงานอย่างไรบ้าง บางครั้งอาจต้องมีการแก้นโยบายบริษัท เช่น เปลี่ยนวิธีจัดสรรงบประมาณ การวัดและประเมินผลพนักงาน และแม้แต่โครงสร้างบริษัท หากผู้บริหารระดับสูงให้การสนับสนุนอย่างจริงจังแล้ว โอกาสสำเร็จจะเพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล

การบริหารงานตามสายการบังคับบัญชาในองค์กรนั้นเป็นอุปสรรคสำคัญที่จะทำให้พนักงานไม่สามารถใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานได้อย่างเต็มที่ องค์กรสมัยใหม่จึงต้องการผู้บริหารที่มุ่งเน้นไปที่การสร้างคน หรือการพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะที่พร้อมสำหรับการทำงานมากกว่าการควบคุมบังคับหรือสั่งตามสายบังคับบัญชา ซึ่งจะก่อให้เกิดผลงานที่ดีกว่าและมีคุณภาพมากกว่า

3. ขยับจากเป้าหมาย ‘ส่วนตน’ เป็น ‘ส่วนทีม’

องค์กรแบบเดิมนั้นมักจะแยกส่วนงานกันตามหน้าที่จนทำให้เกิดการทำงานแบบต่างฝ่ายต่างทำ เรียกว่าทำงานเป็น ไซโล โดยที่เเต่ละส่วนนั้นมุ่งเเต่เป้าหมายส่วนตนจนละเลยเป้าหมายรวมขององค์กร การวัดผลพนักงานก็มักจะมุ่งที่ตัวบุคคลมากกว่าการเน้นให้ช่วยเหลือกันหรือทำงานเป็นทีม โครงสร้างองค์กรรวมไปถึงสภาพแวดล้อมในการทำงานจึงจะต้องมีการปรับให้สนับสนุนการทำงานที่ร่วมมือกันมากขึ้น เป็นทีมมากขึ้นเพื่อประโยชน์โดยรวมขององค์กร

4. มองภาพธุรกิจตั้งเเต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ

Value Stream คือ แนวคิดในการมองการทำงานดั่งการไหลของกระเเสน้ำที่มีต้นกำเนิดความคิดจากการผลิตสินค้าไหลผ่านไปยังส่วนต่างๆ ขององค์กรที่มีส่วนในการผลิตไปจนถึงปลายทาง คือ การได้รับเงินจากลูกค้า ดังนั้นการวิเคราะห์ให้เห็น Value Stream จะทำให้เรามองเห็นคอขวดและช่วยให้แก้ปัญหาได้ตรงจุด

5. กระจายอำนาจการตัดสินใจเป็น…เวิร์คกว่าเยอะ

การรวมศูนย์อำนาจการตัดสินใจนั้นเป็นอุปสรรคต่อความคล่องตัวทางธุรกิจ (Business Agility) แต่การกระจายอำนาจการตัดสินใจทั้งหมดไปก็อาจทำให้องค์กรสูญเสียความเป็นเอกภาพได้ ดังนั้นองค์กรจึงควรจะ

• รวมศูนย์อำนาจการตัดสินใจ ในกรณีของการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ส่งผลในระยะยาว
• กระจายอำนาจการตัดสินใจออกไป สำหรับการตัดสินใจที่มีผลระยะสั้นและต้องการความรวดเร็ว

6. รวมกันเราอยู่ แยกหมู่มักเจอปัญหา

การทำงานแบบแยกกันทำหรืออยู่ห่างไกลกัน (Distributed Team) นั้นมีให้เห็นทั่วไปจนกลายเป็นเรื่องปกติ และหลายครั้งสิ่งที่ได้มาไม่คุ้มกับสิ่งที่เสียไป ซึ่งพนักงานหรือทีมที่ไม่ได้ทำงานในสถานที่เดียวกันมักจะประสบปัญหาเรื่องการสื่อสารและความไว้เนื้อเชื่อใจกันเป็นอย่างมาก องค์กรจึงจำเป็นต้องตระหนักถึงผลเสียและใส่ใจที่จะหาเครื่องมือเข้ามาช่วยให้การทำงานไกลกันมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้ คำแนะนำที่ดีที่สุดของการทำงานก็คือ เปลี่ยนมาทำงานร่วมกันแบบพบปะเจอหน้า ใกล้ชิดกันจะดีกว่า

เคยได้ยินใช่ไหมว่า สองหัวดีกว่าหัวเดียว หมายถึง การร่วมมือกันคิดหรือทำงานให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการทำงานคนเดียว แต่การจะสร้างความร่วมไม้ร่วมมือได้นั้น อาจต้องมีผู้ประสานงานที่สามารถทำให้คนที่มีความเห็นต่างกันมาถกเถียงเเลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้โดยไม่เกิดความแตกแยก เพื่อให้การตัดสินใจแต่ละครั้งนั้นเป็นการตัดสินใจที่มีคุณภาพและยั่งยืน

โดยทั่วไปแล้ว Agile มักถูกมองว่าเป็นกิจกรรมของฝ่ายไอทีหรือฝ่ายพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่การจะทำให้องค์กรมีความคล่องตัวทางธุรกิจนั้น จำเป็นต้องได้รับความร่วมมือจากทุกๆ ฝ่าย รวมทั้งฝ่ายธุรกิจ และแม้ว่าจะมีทีมพัฒนาที่มีความสามารถเป็นเลิศจนผลิตของมีคุณภาพได้ด้วยความรวดเร็ว แต่ฝั่งธุรกิจยังทำงานกันแบบเดิมๆ เช่น ต้องเก็บความต้องการ หรือ Requirement ให้ละเอียดครบถ้วนก่อน หรือจะตัดสินใจอะไรทีก็ต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอน องค์กรก็จะยังไม่พัฒนาไปถึงไหน

ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อนนั้น แน่นอนว่า กระบวนการทำงาน และ โครงสร้างพื้นฐาน เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้เกิดการทำงานที่สอดประสาน แต่ยังมีอีกปัจจัยหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ ความเข้าอกเข้าใจ โดยเฉพาะในช่วงเวลาของความเปลี่ยนแปลง ต้องสังเกตและพูดคุยว่า คนทำงานต้องการอะไร เขาจะยอมสละหรือเปลี่ยนแปลงอะไรได้บ้าง มีคำแนะนำอะไรดีๆ บ้าง ซึ่งต้องเริ่มด้วยการเปิดใจรับฟัง สื่อสารกัน และแสดงออกถึงความเข้าอกเข้าใจกันและกัน

ในความเปลี่ยนแปลงนี้ ย่อมมีผู้สูญเสียสิ่งที่เคยมีเคยได้ เช่น ผู้บริหารระดับกลางหลายคนที่เคยเป็นศูนย์กลางความสนใจกลับกลายเป็นคนธรรมดาในทีม โดยอาจจะสูญเสียอำนาจที่เคยมีให้กับทีมฮีโร่ ดังนั้น แทนที่จะตัดสินว่าผู้บริหารระดับกลางไม่เหมาะกับ Agile เราควรจะทำความเข้าใจและช่วยให้เขาร่วมเป็นส่วนหนึ่งของความเปลี่ยนแปลงนี้ให้ได้