AI เทคโนโลยีที่ช่วยตัดสินใจในระบบจัดซื้อง่ายขึ้น
AI เทคโนโลยีที่ช่วยตัดสินใจในระบบจัดซื้อง่ายขึ้น
การจัดซื้ออาจเป็นจุดเชื่อมโยงสุดท้ายในห่วงโซ่อุปทานที่จะถูกรบกวนด้วยเทคโนโลยี แต่เราอาจเริ่มเห็นการเปลี่ยนแปลงในปี 2018
ปัญญาประดิษฐ์ หรือระบบเรียนรู้ดัวยตัวเอง กำลังกลายเป็นคำที่ถูกพูดถึงในวงกว้างแม้กระทั่งวงการซัพพลายเชนในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ผลของมันจนถึงขณะนี้เกิดจากการคาดเดาเสียเป็นส่วนใหญ่ แต่ศักยภาพในการแปลงกระบวนการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลดิจิทัลที่มีความแม่นยำสูงกำลังเป็นที่น่าสนใจมากขึ้นในแผนกจัดซื้อ
ระบบจัดซื้อที่มี AI จะโฟกัสไปที่ผลลัพธ์ทางด้านธุรกิจและประสบการณ์ของผู้ใช้งานเป็นสำคัญ ซึ่งส่งผลทั้งในเรื่องของการจัดการต้นทุนให้มีประสิทธิภาพจากระบบอัตโนมัติในงานที่ต้องทำซ้ำ และทำให้ได้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น รวมถึงการนำเอาวิธีการที่ฉลาดกว่าในการใช้ข้อมูลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน มากไปกว่านั้นยังสามารถพัฒนาวิธีการใหม่ในเรื่องของความสัมพันธ์กับคู่ค้าและบุคคลอื่น ในการทำให้เกิดนวัตกรรมรูปแบบทางธุรกิจใหม่ๆ และยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกันที่ดีมากขึ้น
ความจริงแล้วระบบการเรียนรู้ด้วยตัวเองแบบพื้นฐานนั้นถูกนำมาใช้อยู่แล้วในบางส่วนของแอพพลิเคชั่นระบบจัดซื้อ อย่างเช่นระบบวิเคราะห์รายจ่ายและการวิเคราะห์รายชื่อผู้ติดต่อ ที่สามารถทำงานในรูปแบบอัตโนมัติในเรื่องของการรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบและคัดแยก และวิเคราะห์ตัวข้อมูลที่มีอยู่เพื่อลดงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพให้ดีขึ้น แต่จากรายงานการวิเคราะห์ฉบับล่าสุดของ Gartner บอกว่ากระบวนการทางด้านจัดซื้อที่มี AI เข้ามานั้นจะมีบทบาทมากขึ้นกว่าเดิมในช่วงอีก 5 ปีต่อจากนี้ โดยในรายงานได้บอกอีกว่าเทคโนโลยีทางด้านจัดซื้อและจัดหานั้นจะได้รับประโยชน์จากเรื่องของ AI คือการเห็นข้อมูลเชิงลึกและตลาดการซื้อขายแบบ B2B และคาดการณ์ว่าภายในปี 2022 ระบบเก่าจะถูกยกเลิกการใช้งานและถูกแทนที่ด้วยระบบใหม่ที่เป็นโซลูชั่นที่มี AI ทำงานร่วมกับคลาวด์
รายงานฉบับนี้ยังคาดการณ์อีกว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่ในเรื่องของการทำงานในระบบจัดซื้อในอีก 5 ปีนั้น คือการผนวกเอาผู้ช่วยเสมือนและแชทบอทไว้ในตลาดของการสั่งซื้อแล้วจ่าย ซึ่งทั้งสองนั้นต่างเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่จำลองการสนทนากับมนุษย์ โดยที่ผู้ช่วยเสมือนนั้นจะเป็นตัวแทนที่สนับสนุนให้พนักงานขององค์กรทำงานกับกระบวนการจัดซื้อต่างๆ ได้ง่ายขึ้น ส่วนแชทบอทนั้นจะมีหน้าที่การทำงานที่วงแคบกว่าและจะถูกใช้ในงานที่มีความพิเศษๆ ในระดับสูง
คุณลักษณะของ AI เหล่านี้ Gartner กล่าวว่าจะช่วยให้คำแนะนำแก่ผู้ใช้ผ่านขั้นตอนการซื้อในขณะที่ผู้ช่วยเสมือนจะใช้คำถามง่ายๆ เพื่อช่วยในการกำหนดช่องทางการซื้อและวิธีการชำระเงินที่ดีที่สุดสำหรับพนักงาน แชทบอทจะถูกใช้เพื่อจัดการกับคำขอของผู้จัดจำหน่ายทั่วไป เช่น การตอบคำถามเกี่ยวกับสถานะการชำระเงินหรือช่วยแก้ไขความคลาดเคลื่อนของใบแจ้งหนี้
ทำไม่ได้ตามที่บอกไว้ ซอฟต์แวร์ระบบจ่ายเงินแบบเก่าสามารถวิเคราะห์เป็นจุดๆ ทำให้กลายเป็นระบบจัดซื้อที่มีการทำงานแบบพื้นฐานเกินไป แต่ดูเหมือนว่ามันจะสอบตกในเรื่องที่เคยสัญญาเอาไว้ในอดีต จากการศึกษาของ Gartner นั้นบอกว่าระบบที่มีอยู่ในปัจจุบันกระบวนการวิเคราะห์นั้นใช้เวลามากเกินไปและเกิดความผิดพลาดสูง และทำให้ผลลัพธ์ที่ได้มาทางผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อไม่สามารถเผชิญหน้ากับการตัดสินใจกับสภาวะการเปลี่ยนแปลงของตลาดที่รวดเร็วได้เรื่องของซัพพลายเชนยังคงมีความซับซ้อนมากขึ้น ดังนั้นจึงดูเหมือนว่าเป็นเรื่องปกติเมื่อซอฟต์แวร์เหล่านั้นเดินตามรูปแบบที่ถูกกำหนดมา หนึ่งในเหตุผลที่การจัดซื้อล้าหลังคือเรื่องของการนำเทคโนโลยีขั้นสูงมาใช้ แผนกจัดซื้อหลายแห่งอาจหลีกเลี่ยงการลงทุนในเทคโนโลยีเนื่องจากมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ปัจจุบัน Ryan Duguid รองประธานฝ่ายกลยุทธ์ทางเทคโนโลยี จาก Nintex บอกว่า แม้ว่าจะมีคลาวด์เกิดขึ้นก็ตาม แต่ว่าการตัดงบประมาณจำนวนมากก็เกิดขึ้นทำให้บางอย่างไม่สามารถทำให้เกิดขึ้นได้
เทคโนโลยีเหล่านี้เคยมีใช้งานภายในองค์กรอยู่แล้ว แต่ว่าต้องมีการกำหนดรูปแบบการใช้งานแถมมีราคาแพงมาก ต้องมีที่ปรึกษาจำนวนมาก ฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้องก็มีมากมาย เป็นผลให้ธุรกิจนั้นมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้ามากต้องทนกับ ROI เกินห้าปี 10 ปี ด้วยเหตุนี้ระบบเหล่านี้จึงล้าสมัยไปเรื่อยๆ ไหนจะเรื่องระบบติดต่อกับผู้ใช้ไหนจะฮาร์ดแวร์ที่ใช้สำหรับให้ระบบทำงาน เหมือนธุรกิจติดอยู่กับช่วงปลายยุค 90
สิ่งใหญ่คือตอนนี้ทั้งหมดอยู่บนคลาวด์ทุกอย่างจัดการโดยบุคคลอื่น 90% ของต้นทุนในการใช้งานระบบประเภทนี้จะหายไป AI ไม่ใช่สิ่งที่จะมองข้ามไปได้และไม่อยากที่จะพูดปลอบใจตัวไปเองไปว่า วันหนึ่งเมื่อมันพร้อมยังไงก็ต้องมา อะไรทำนองนั้นเพราะสุดท้ายธุรกิจของคุณจะโดนทิ้งไว้ข้างหลัง โดยต้องคิดล่วงหน้าเน้นไปที่เป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จ
ให้ลองคิดถึงธุรกิจที่ต้องดูแลศูนย์ข้อมูลด้วยตัวเอง ที่มีทั้งเซิร์ฟเวอร์ การทำธุรกิจที่ต้องปรับแต่งซอฟต์แวร์ที่มากมาย ที่ต้องเป็นห่วงโซ่ทั้งระบบที่มีและไม่มีชุดคำสั่งการทำงาน รวมถึงการดูแลในเรื่องของการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับผู้ใช้ในการจัดการปัญหาที่มีมากขึ้นทุกวันแบบอัตโนมัติ เทียบกับทั้งหมดที่จัดการดูแลด้วยใครสักคนบนระบบคลาวด์ นั่นคือสิ่งที่ทุกคนต้องการในเทคโนโลยี
การผนวกความสามารถเข้าเป็นหนึ่งเดียว การที่ฝ่ายจัดซื้อเริ่มนำเอาเทคโนโลยีที่มี AI เข้ามาใช้ เช่น ผู้ช่วยเสมือน และ แชทบอท กระบวนการสั่งซื้อก็จะเดินหน้าไปแบบอัตโนมัติและราบรื่น ในแง่ของผลที่ได้คือข้อมูลดิบจากการทำงานจริงจะถูกส่งเข้ามาและพร้อมที่จะถูกนำไปใช้งานเป็นแนวทางใหม่ในลักษณะของข้อมูลเชิงลึกและช่วยให้ผู้บริหารสามารถนำไปใช้งานเพื่อสร้างโอกาสในการทำธุรกิจแต่ไม่ได้จะชี้ไปว่า AI จะเข้ามาแทนมนุษย์ได้ แต่จะเข้ามาช่วยในแง่ที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้พนักงานตัดสินใจได้ดีขึ้นและเอาเวลาไปให้ความสำคัญกับงานที่มีความซับซ้อนมากกว่า
และที่สำคัญคือในงานทึ่ต้องทำเป็นกิจวัตรประจำวัน AI จะเข้ามารับหน้าที่จัดการงานเหล่านั้น ซึ่งหลายคนก็กลัวว่า AI จะเข้ามาแย่งการทำงานจากคน ซึ่งก็เป็นเรื่องจริง แต่ว่าเป็นงานเบื้องต้นที่การเปลี่ยนเอา AI มาใช้จะคุ้มค่าใช้จ่ายมากกว่า โดยคนที่เหลืออยู่ก็โยกย้ายไปทำงานที่ต้องการประสิทธิภาพของคนเป็นหลัก ซึ่งเป็นเพียงประโยชน์เบื้องต้นของการหยิบเอา AI เข้ามาใช้ ยกตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อซึ่ง AI ทำงานได้ทั้งเร็วและแน่นอนกว่า เป็นต้น
